New Negosyante Advice: Paano Nga Ba Mag-Budget?

“Sana all may budget!”

Lagi nating nababasa ito sa social media at minsan, naririnig mismo mula sa mga kaibiga’t kamag-anak natin. Alam natin na kapag may budget, may datung. Kaya naman, marami sa atin ang napapasabi nito.

Pero para sa mga bagong negosyante o mga nag-iisip ng mga small business ideas may slight na pagkakaiba ang sana-all nila: “Sana all marunong mag-budget!”

Kahit na gusto nating lahat ng datung, hindi sikreto na may ilang challenges ang pag-ma-manage nito. May dagdag pressure pa nga, bilang baguhan at ayaw nating masayang itong hard-earned money.

Kabilang sa mga challenges ng budgeting sa mga bagong negosyante ay ang pagiging unsure kung paano nga ba ito gawin. Ang iba naman, kapag sinabing business budgeting, natatakot dahil tingin nila kumplikado ito. Sa totoo lang, kayang kaya mo itong i-master. Maning mani ito kung alam mo ang basic accounting.

Photo courtesy of Sharon McCutcheon via Unsplash

Pero if ever man na mahirapan ka along the way, ay wag kang susuko, bagkos ay ipagpatuloy mo lang. Sa una lang naman mahirap at kapag nagamay mo na ang tamang pag-budget ay makikita mo kung san napupunta ang pera mo. Malalaman mo kung sapat ang earnings mo, at makakapagplano ka para mas lalong mapalago ang negosyong napili mo. Ito ang importance of budgeting in business.

With that, hayaan mong magbigay ang iyong trusted one-stop money services shop ng crash course sa budgeting basics. Simulan natin sa terms na kailangan mong malaman.

Budgeting Terms

• Revenue. Ito ang natatanggap mong pera pagkatapos mabenta ng produkto o serbisyo sa presyong binigay mo.
• Profit. Ito ang perang natitira kapag ibinawas mo ang expenses sa revenue. Earnings din ang tawag dito.
• Fixed costs. Ito ay mga gastusing bihirang mag-iba ng presyo for a period of time. Ang ilan sa mga halimbawa nito ay upa sa pwesto, sweldo ng mga empleyado internet, at government fees.
• Variable costs. Ito ang mga gastusing pabago-bago ng presyo. Ang ilan sa mga halimbawa nito ay utilities, katulad ng kuryente, tubig, at pamasahe.
• Emergency Fund. Ito ang perang sine-set aside para magamit sa mga sitwasyong hindi makakapag-operate nang normal ang negosyo.

Budgeting Steps

Balik-balikan ang terms na na-mention sa itaas habang sinusunod itong mga budgeting steps na ito:

1. I-add ang lahat ng revenue sources.

Ang unang step sa pag-manage ng pera ay alamin kung magkano nga ba ang pumapasok na pera. Magandang habit ang ilista ang benta sa bawat araw. At the end of the month, i-add lahat ng ito para makuha ang total monthly revenue.

Photo courtesy of Karolina Grabowska via Pexels

Tandaan, dapat i-consider lahat ng sources ng iyong revenue. Marami sa mga nagsisimulang negosyo ang may isa lamang na source. Maaaring ang lahat ng pera mo ay galing sa samalamig business o karinderya. Pero meron ding ilan sa atin na may multiple sources of revenue. Maaaring sa sari-sari store mo ay meron ka ring e-loading, bigasan, ice candy, at merienda business. Kumbaga, 5-in-1 ang negosyo sa bahay. Kapag tina-tally mo na ang sales, make sure na maisasama mo lahat para sa budgeting mo.

Important negosyo tip: ‘Wag makumpiyansa sa mga makikita mong figures sa revenue sources. Tandaan, ang ma-co-compute mong pera ay revenue, hindi necessarily kita (profit or earnings or bottomline). Malalaman mo magkano ang iyong earnings after deducting costs.

Sa paglilista ng benta bawat araw, sundan ang basic formula:

Revenue = quantity x price.

Then, at the end of the month, i-tally lahat ng ito mula sa lahat ng revenue sources.

2. Ilista ang lahat ng costs.

Pagkatapos ng revenue, punta naman tayo sa gastos. Mayroong dalawang types of costs: fixed and variable.

• Ang fixed costs ay mga gastusing nakapirmi na, halos pare-pareho ang presyo every month. Kabilang dito ang renta sa pwesto o sweldo sa empleyado (kung meron man).
• Ang variable costs naman ay mga gastusing maaaring magbago depende sa business activity mo. Halimbawa, ang electricity bill mo, na pwedeng tumaas o bumaba buwan-buwan depende sa konsumo. Variable cost din ang transportation, pamasahe o pang-gas, na muli, ay pwedeng tumaas o bumaba depende sa kung magkano ang kailangan mo. Dito mo maaaring gamitin ang aming tipid tips nang makamura sa mga bilihin.

Photo courtesy of Karolina Grabowska via Pexels

Sa paglilista ng gastos every month, sundan ang basic formula:

Total Costs = fixed costs + variable costs.

3. Maglaan ng pera para sa emergency fund.

Bukod sa fixed and variable costs, meron tayong mga one-time-big-time costs na maaaring ma-encounter sa pagpapatakbo ng negosyo. Halimbawa, nasira ang refrigerator na ginagamit mo sa sari-sari store. O kaya naman, kailangang may bantayan sa ospital at kukuha ka ng tatao sa tindahan pansamantala. Kailangan always ready ka sa mga ganitong emergency situations. At the same time, kapag may back-up fund ka, less ang worry kung meron mang mangyaring unexpected.

Photo courtesy of Karolina Grabowska via Pexels

Habang intentionally kang naglalaan ng pera para sa emergency fund, mabuti ring i-redirect ang surplus ng income mo dito. Tempting na ilagay ang sobra sa variable expenses o mga occasional splurges, tulad ng extra refrigerator para sa sari-sari store o brand new laptop kung ikaw nasa online negosyo, pero mas wais kung sa back-up fund mo ito i-allocate.

Magkano exactly ang dapat ilagay sa emergency fund? Walang single formula para dito, pero ang ideal scenario ay makapag-allocate ka ng perang makakapag-cover ng mga gastos sa negosyo for at least two to three months.

4. Tingnan kung magkano ang kita (o loss).

Ngayong kita na natin ang revenue at expenses, ang next step ay matukoy kung tayo ba ay kumikita o nalulugi. Pagkatapos mong makuha ang total revenue, covering lahat ng iyong income sources, i-subtract mo ito sa total expenses. Kapag positive, congrats! Kumikita ang iyong online negosyo. Kung negative, alam mo na. Pero ‘wag mag-alala, maraming mga nagsisimulang negosyo ang hindi kumikita sa mga unang buwan. Madalas, bumabalik lang ang puhunan.

Photo courtesy of Nataliya Vaitkevich via Pexels

Either way, kung kumita man o hindi, ang pinaka-importante ay ang pag-move forward na may improvement. Dapat ang mindset lagi ay paano mababawasan ang costs at paano mapapalago ang earnings every month. Gamit ang ganitong perspective, winner na winner ka.

Tandaan, ang formula para sa profit ay:

Profit = Total Revenue - Total Expenses.

5. Gamitin ang monthly budget sa future decisions.

Kapag nakaugalian mo nang i-track ang expenses at earnings kada buwan, magkakaroon ka ng historical data over time na maaari mong balik-balikan para makakita ng trends na pwedeng mag-inform ng iyong business decisions sa hinaharap. Halimbawa, maaaring tuwing summer pala, mas malakas ang benta ng specific na produkto o kaya naman, nagkaroon ng matumal na benta noong lumipat ka ng pwesto.

Photo courtesy of picjumbo.com via Pexels

Ang mga trends na ito ay makakatulong sa pagdedesisyon kung anong mga negosyo moves ang dapat iwasan, anong mga business ang magandang simulan, paano mapapababa ang monthly bills, at kung anu-ano pa.

Madali lamang matutunan ang budgeting para sa small business. With just these simple steps, mabilis mo nang ma-mo-monitor kung saan napupunta ang pera mo. Ang ending, mas magiging wais ka na sa pagpapatakbo ng negosyo.